VERFAHREN: EINBEZIEHUNG DER BESCHÄFTIGTEN UND ARBEITNEHMERVERTRETER IN BEZUG AUF AUSWIRKUNGEN
Konzept zur Beteiligung der Beschäftigten
Der Volkswagen Konzern ermöglicht eine möglichst umfassende Repräsentation von Beschäftigteninteressen, respektiert die Perspektiven und Interessen der Beschäftigten und setzt sich fortlaufend mit ihnen auseinander. Im alltäglichen Umgang sind sowohl die Führungskräfte als auch das Personalwesen Ansprechpartner für die Beschäftigten. Für marginalisierte Gruppen stehen im Regelfall weitere Ansprechpartner auf Gesellschaftsebene zur Verfügung (beispielsweise Diversity Experts). Darüber hinaus führt der Volkswagen Konzern einen kontinuierlichen Dialog mit den Arbeitnehmervertretern (zum Beispiel Betriebsräte, Gewerkschaften, Mitbestimmung im Aufsichtsrat) über die wesentlichen, tatsächlichen sowie potenziellen positiven und negativen Auswirkungen, die das Unternehmen auf die Beschäftigten nimmt und nehmen könnte. Dabei setzt er auf die im Folgenden beschriebenen, stabilen Dialog- und Feedbackformate, die einen Raum für sich verändernde wesentliche Themen und Beschäftigtenbelange bieten. Diese umfassen auch mögliche negative Auswirkungen, die sich durch Geschäftsabläufe unabhängig vom Geschäftsfeld ergeben könnten. Dies ermöglicht es, sich ergebende tatsächliche und potenzielle Auswirkungen zeitnah zu thematisieren. Informationen zu jegliche Kontroversen, unter anderem in Bezug auf Beschäftigtenbelange, werden zeitnah und transparent auf dem webbasierten Informationsangebot des Unternehmens zur Verfügung gestellt.
Die wichtigste Säule zur Einbeziehung der Interessen der Beschäftigten bildet die Repräsentation über die Arbeitnehmervertreter. Der Volkswagen Konzern bekennt sich dazu, mit der Arbeitnehmervertretung offen und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten, einen konstruktiven und kooperativen Dialog zu führen und einen fairen Ausgleich der Interessen anzustreben. Ein professioneller Umgang mit der Arbeitnehmervertretung ist Bestandteil der Unternehmenskultur. Die Arbeitnehmervertretung ermöglicht die indirekte Vertretung von Interessen, Ansichten und Rechten der Beschäftigten gegenüber der Unternehmensleitung, kontinuierlich und auf unterschiedlichen Ebenen. Besonders in Deutschland hat dies eine lange Tradition, doch auch international gibt es etablierte Formen der Arbeitnehmervertretung sowie bereits seit Jahrzehnten einen internationalen Weltkonzernbetriebsrat im Volkswagen Konzern. Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmervertretungen und Unternehmensleitungen werden kodifiziert durch unterschiedliche Dokumente, wie beispielsweise Eckpunktepapiere und Zukunftssicherungsprogramme. Leiharbeitnehmende können die Interessenvertretung des Konzerns in Bezug auf Themen nutzen, die ihren Einsatz betreffen und sofern keine gesetzlichen oder betrieblichen Regelungen entgegenstehen.
Anhand der im Folgenden aufgeführten Formate und Kanäle soll sichergestellt werden, dass die Interessen der Beschäftigten sowohl direkt als auch über die Arbeitnehmervertreter auf lokaler, europäischer und globaler Ebene gegenüber der jeweiligen Unternehmensleitung Gehör finden.
Mitbestimmung der Beschäftigten im Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat der Volkswagen AG ist paritätisch besetzt, das bedeutet zu gleichen Teilen aus Anteilseignern und Arbeitnehmervertretern. Im Rahmen seiner Zuständigkeiten fasst er Beschlüsse in der Regel in gemeinsamer Sitzung. Die paritätische Zusammensetzung ist im deutschen Aktiengesetz und im Mitbestimmungsgesetz verankert. Die paritätische Zusammensetzung soll auch eine langfristige Institutionalisierung der Beschäftigteninteressen gewährleisten.
Auch die Ausschüsse des Aufsichtsrats, die Entscheidungen vorbereiten, sind grundsätzlich paritätisch besetzt und ermöglichen eine indirekte Mitbestimmung der Beschäftigten sowie eine Berücksichtigung der Beschäftigteninteressen bei Entscheidungen des Aufsichtsrats. Dadurch soll dazu beigetragen werden, positive Auswirkungen der Geschäftstätigkeit auf die Beschäftigten zu fördern sowie negative Auswirkungen auf die Beschäftigten zu mitigieren. Der Aufsichtsrat hält mindestens zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr ab. Die genaue Anzahl der Sitzungen und die Schwerpunktthemen sind im Bericht des Aufsichtsrats dargestellt.
Die operative Verantwortung für die Einberufung der Sitzungen des Aufsichtsrats obliegt dem Aufsichtsratsvorsitzenden, die operative Verantwortung für die Einberufung von Sitzungen der Ausschüsse hat der Vorsitzende des jeweiligen Ausschusses.
Europäischer und Weltkonzernbetriebsrat
Zentrale Instrumente für die Einbeziehung der Beschäftigteninteressen sind der Europäische und der Weltkonzernbetriebsrat. Die Arbeitnehmervertretung und die Unternehmensleitung kommen regelmäßig zu konsultativen Sitzungen zusammen, in denen der Konzernvorstand den Europäischen und Weltkonzernbetriebsrat zu aktuellen belegschaftsrelevanten Themen informiert. Alle Mitglieder des Europäischen und Welt-Konzernbetriebsrats tagen mindestens einmal im Jahr in einer gemeinsamen Sitzung. Darüber hinaus finden international gemeinsam organisierte und veranstaltete Delegationsreisen und Workshops statt.
Zwischen diesen Gremien und der Volkswagen Konzernleitung wurden wichtige internationale Rahmenvereinbarungen verabschiedet, unter anderem die Erklärung des Volkswagen Konzerns zu sozialen Rechten, industriellen Beziehungen und zu Wirtschaft und Menschenrechten (kurz Sozialcharta). Im Sinne der Inhalte der Sozialcharta haben sich fast im gesamten Konzern Arbeitnehmervertretungen nach lokalem Recht gebildet.
Im Rahmen der Aushandlung und der Entstehung der Sozialcharta wurden die Perspektiven der Beschäftigten durch ihre Vertretenden berücksichtigt. Eine Berichterstattung zur Einhaltung sowie die Überprüfung auf Anpassungsbedarfe findet in der jährlichen Sitzung statt.
Weitere aus der Zusammenarbeit mit dem Europäischen und Weltkonzernbetriebsrat entstandene Chartas stellen verbindliche Regelungen für die Unternehmensleitung dar. Das gilt auch hinsichtlich Entscheidungen und Tätigkeiten, mit denen die tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen auf die Beschäftigten und Fremdarbeitskräfte begegnet werden sollen.
Zu den weiteren aus der Zusammenarbeit hervorgegangen Vereinbarungen gehören beispielweise die Charta der Arbeitsbeziehungen, die Charta der Zeitarbeit und die Charta der Berufsausbildung. Sie sollen den Beschäftigten beziehungsweise Fremdarbeitskräften im Hinblick auf ihre kollektiven Rechte am Arbeitsplatz Sicherheit geben und regeln gleichzeitig die Grundsätze der Arbeitspolitik. Die Chartas zeigen darüber hinaus, dass die Interessen der Beschäftigten und Fremdarbeitskräfte bei der Aufstellung von menschenrechtlichen und personalpolitischen Grundsätzen und Leitlinien berücksichtigt werden.
Die Charta der Arbeitsbeziehungen räumt den Arbeitnehmervertretungen im Europäischen und Weltkonzernbetriebsrat genau definierte Informations-, Konsultations- und Mitbestimmungsrechte ein, beispielsweise Mitbestimmungsrechte bei der Personalentwicklung oder dem Arbeits- und Gesundheitsschutz. Diese in der Charta festgelegten Grundsätze bilden den konzernweiten Rahmen für die Vertretung der Beschäftigteninteressen auf lokaler Ebene.
Die Charta der Zeitarbeit legt die Grundsätze der Zeitarbeit fest und regelt die Rahmenbedingungen für Beschäftigung und Entlohnung von Leiharbeitnehmenden im Volkswagen Konzern und soll zur einheitlichen Anwendung des Instruments Leiharbeit im gesamten Volkswagen Konzern dienen.
Die Charta der Berufsausbildung wurde verabschiedet, um zentrale Aspekte zur Ausgestaltung der Bedingungen für Auszubildende zu definieren, die im Rahmen der Umsetzung der Charta der Arbeitsbeziehungen zu berücksichtigen sind.
Die operative Verantwortung für die Durchführung des Austauschformats sowie die Kodifizierung der Ergebnisse obliegt dem Vorsitz des Europäischen und Weltkonzernbetriebsrats unter Mitwirkung des Personalvorstandes der Volkswagen AG, vertreten durch die Organisationseinheit Konzern Personal International.
Stimmungsbarometer
Eine konzernweit umfassend genutzte, jährliche Beschäftigtenbefragung bot ab 2008 eine direkte und etablierte Beteiligungsmöglichkeit für die Beschäftigten. Mit dem sogenannten Stimmungsbarometer erhob das Unternehmen jährlich die Zufriedenheit der Beschäftigten. Auf Grundlage der Ergebnisse wurden Folgeprozesse eingeleitet, in denen Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt wurden. Auf diese Weise flossen die Sichtweisen der Beschäftigten bei der Ergreifung von Maßnahmen zur Behebung negativer Auswirkungen und bei der Bewertung von deren Wirksamkeit ein. Als Indikator für die Wirksamkeit und Akzeptanz des Stimmungsbarometers diente die Erhebung und Veröffentlichung der Teilnehmerquote. Im Jahr 2023 lag die Quote bei 79 % der Beschäftigten der teilnehmenden Gesellschaften.
Im Jahr 2024 wurde das Stimmungsbarometer zwecks Überarbeitung für den Konzern ausgesetzt. Nach der Überarbeitung soll es allen Gesellschaften wieder als Instrument angeboten werden. Die operative Verantwortung für das Stimmungsbarometer obliegt auch weiterhin dem Konzern Personalwesen. Mehr Informationen zur Neugestaltung des Stimmungsbarometers befinden sich unter "Maßnahmen im Zusammenhang mit Arbeitsbedingungen“ sowie im Kapitel „Informationen zur Unternehmensführung“ unter „Maßnahmen: Unternehmenskultur“.
Das Unternehmen hat zusätzliche Formate etabliert, welche die Beschäftigten zur Meldung ihrer Interessen und Probleme nutzen können. Dabei handelt es sich um direkte Formen der Kommunikation. Zu diesen Formaten gehören das konzernweit etablierte Hinweisgebersystem und die direkte Meldung an den Vorgesetzten, der verpflichtet ist, dieser nachzugehen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Die Meldepflicht für Beschäftigte in den Managementkreisen ist in einer Konzernrichtlinie verankert. Weitere Informationen zur Wirksamkeit des Hinweisgebersystems befinden sich in den folgenden Abschnitten.
VERFAHREN: VERBESSERUNG NEGATIVER AUSWIRKUNGEN UND BESCHWERDEKANÄLE
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln sowie der Prinzipien der Verhaltensgrundsätze hat im Volkswagen Konzern oberste Priorität. Damit sollen negative Auswirkungen auf die Beschäftigten und Fremdarbeitskräfte vermieden und unterbunden werden.
Im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse wurde jedoch festgestellt, dass es im Volkswagen Konzern tatsächliche negative Auswirkungen bei den Arbeitsbedingungen, beziehungsweise bei Gleichbehandlung und Chancengerechtigkeit gibt. Dabei handelt es sich um Einzelfälle, die die Themen Stellenabbau, lokal-gesetzlich eingeschränkter Koalitionsfreiheit oder ungesunden Arbeitsbedingungen sowie Ungleichbehandlung, auch hinsichtlich eines Mangels an Entwicklungsmöglichkeiten aufgrund fehlender beziehungsweise unzureichender objektiver Regelungen zur Vermeidung von Diskriminierungstatbeständen wie zum Beispiel Vergütungsrichtlinien oder Einstellungs- und Beförderungsprozessen berühren. Da keine systematisch bedingten Auswirkungen, sondern lediglich Einzelfälle identifiziert worden sind, die zudem regionalen Rahmenbedingungen unterliegen, erfolgt das Management der Auswirkungen nicht auf Konzernebene, sondern auf lokaler Ebene in den Gesellschaften.
Konkret bedeutet dies, dass bezüglich Stellenabbau und ungesunden Arbeitsbedingungen innerhalb der Gesellschaften Maßnahmen ergriffen werden, wenn entsprechende Einzelfälle auftreten. In Bezug auf Stellenabbau meint dies beispielsweise die Schaffung von Einsatzmöglichkeiten an anderen Standorten, die Ausschöpfung der demografischen Abbaukurve, um tatsächliche Entlassungen zu minimieren beziehungsweise ein sozialverträgliches Vorgehen, falls sich ein Stellenabbau nicht vermeiden lässt. Bezüglich ungesunder Arbeitsbedingungen wird lokal auf die jeweiligen Umstände der verzeichneten Arbeitsunfälle reagiert und es werden Maßnahmen ergriffen.
Aufgrund unterschiedlicher politischer und rechtlicher Rahmenbedingungen ist die Umsetzung der Standards der Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD) und der International Labour Organization (ILO, auf Deutsch: Internationale Arbeitsorganisation IAO) in allen Produktionsstätten des Konzerns weltweit nicht im gleichen Ausmaß wie in der Europäischen Union (EU) möglich. Die Verwirklichung der Vereinigungsfreiheit erfolgt dabei unter der Berücksichtigung der in den verschiedenen Ländern und Standorten geltenden Gesetze. Ziel ist es, das Spannungsfeld zwischen den unterschiedlichen nationalen Rahmenbedingungen und dem Interesse an einer größtmöglichen Verwirklichung des Vereinigungsrechts zu überbrücken. Eine besondere Herausforderung ergibt sich in Staaten, die nicht das ILO-Übereinkommen über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechts unterzeichnet haben. Bei den Bemühungen wird darauf geachtet, nicht gegen lokales Recht zu verstoßen und die Beschäftigten vor Ort nicht zu gefährden.
Sollte es zu einzelnen schweren Regelverstößen zum Beispiel im Zusammenhang mit Ungleichbehandlung und Diskriminierung kommen, besteht über das im Folgenden beschriebene Hinweisgebersystem für die Beschäftigten eine Möglichkeit zur Abhilfe, die im Gegensatz zu den oben beschriebenen Themen konzernweit gehandhabt wird.
Der Volkswagen Konzern hat definierte Beschwerdekanäle und Abhilfeverfahren eingerichtet. Wird bei Beschwerden ein Missstand festgestellt, werden – unter Beachtung nationaler Vorschriften– umgehend Gegenmaßnahmen ergriffen und deren Umsetzung überwacht, um die potenziellen oder tatsächlichen negativen Auswirkungen zu beenden und ein erneutes Auftreten zu verhindern.
Beschwerdekanäle
Mit verbindlichen Grundsätzen und geregelten Verfahren soll das konzernweit verfügbare Hinweisgebersystem Schaden vom Unternehmen abwenden und es den Beschäftigten und Fremdarbeitskräften ermöglichen, auf potenzielles Fehlverhalten aufmerksam zu machen. Es dient als zentrale Anlaufstelle, um Regelverstöße zu melden und ist ein vom Volkswagen Konzern zentral gestelltes Beschwerdeverfahren.
Verantwortlich für die Koordination des konzernweiten Hinweisgebersystems ist das Zentrale Aufklärungs-Office in Wolfsburg. Dort bearbeiten die Beschäftigten die Hinweise, die die Volkswagen AG und deren Tochtergesellschaften ohne eigenes Aufklärungs-Office betreffen, sowie Hinweise mit Relevanz für den Volkswagen Konzern. Beschäftigte der Abteilungen Revision, Sicherheit und Rechtswesen untersuchen die gemeldeten Fälle. Die AUDI AG, die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG und die TRATON SE betreiben für sich und ihre Tochtergesellschaften eigene Aufklärungs-Offices. Zudem existiert ein eigenes regionales Aufklärungs-Office bei der Volkswagen (China) Investment Company Ltd. Es bearbeitet Hinweise, die chinesische Tochtergesellschaften der Volkswagen AG sowie der Audi AG betreffen.
Hinweise auf mögliche Regelverletzungen, einschließlich schwerwiegender Auswirkungen für die Beschäftigten und Fremdarbeitskräfte und Menschenrechtsverletzungen, können alle Beschäftigten des Konzerns, Geschäftspartner und deren Arbeitskräfte, Kundinnen und Kunden sowie weitere Dritte jederzeit melden – auf Wunsch auch anonym.
Die Grundsätze, Meldekanäle und Verfahren des Hinweisgebersystems des Volkswagen Konzerns werden im Kapitel „Informationen zur Unternehmensführung“ ausführlich beschrieben.
Die Meldewege und weiterführende Informationen zu den bestehenden Beschwerdeverfahren sind auf der Website des Volkswagen Konzerns öffentlich zugänglich.
Im Rahmen des internen Kontrollsystems wird die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der Meldekanäle des Hinweisgebersystems überprüft.
Beschäftigte können sich mit ihren Anliegen grundsätzlich auch an die innerbetriebliche Arbeitnehmervertretung wenden. Weitere Informationen hierzu sind im Abschnitt „Verfahren: Einbeziehung der Beschäftigten und Arbeitnehmervertreter in Bezug auf Auswirkungen“ zu finden.
Neben diesen vom Volkswagen Konzern selbst betriebenen Beschwerdekanälen sind auch externe Beschwerdemechanismen verfügbar, wie beispielsweise der Nationale Kontaktpunkt der OECD oder das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Beim Volkswagen Konzern eingehende Hinweise werden in das Hinweisgebersystem überführt und dort weiterbearbeitet.
Verfolgung und Überwachung der gemeldeten Beschwerden
Jede Beschwerde wird vom Volkswagen Konzern ernst genommen und nach definierten Richtlinien und Verfahren behandelt. Diese sind in einer öffentlich zugänglichen Verfahrensordnung sowie in einer Konzernrichtlinie festgeschrieben.
Nach Eingang einer Beschwerde über die vom Hinweisgebersystem betreuten Meldekanäle wird diese dokumentiert. Betrifft die Beschwerde einen Sachverhalt ohne Beschäftigtenfehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich, leitet das Hinweisgebersystem die Beschwerde unverzüglich an die jeweils zuständige Stelle innerhalb des Konzerns weiter, die thematisch für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig ist.
Potenziell schwerwiegende Beschwerden gegen Beschäftigte des Volkswagen Konzerns fallen in die Zuständigkeit des jeweiligen Aufklärungs-Office.
Jeder Fall wird, sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht, mit dem Beschwerdeführer erörtert. Die hinweisgebende Person wird über die Bearbeitung und den Ausgang informiert, wobei größtmögliche Transparenz angestrebt wird. Nach Abschluss ist der zuständige Fachbereich dazu verpflichtet, den Fall zu dokumentieren. Zur Ahndung von Regelverstößen besteht ein Maßnahmenkatalog, der unter Berücksichtigung lokaler Rechtsvorschriften erstellt wurde und konzernweit umgesetzt ist. Zusätzlich dazu werden Disziplinarmaßnahmen dokumentiert. In allen Gesellschaften ab fünf Beschäftigten ist hierüber ein Berichtswesen etabliert.
Ansatz und Verfahren für die Durchführung von Abhilfemaßnahmen
Für das Initiieren von Abhilfemaßnahmen sind, soweit das Hinweisgebersystem nicht für die weitere Bearbeitung zuständig ist, die jeweiligen Fachbereiche sowie die Funktionalbereiche verantwortlich.
Die Group HR Compliance, der Bereich Konzern Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die Konzernsicherheit sind sowohl in beratender als auch überwachender Funktion gegenüber den Fach- und Funktionalbereichen der entsprechenden Konzerngesellschaften tätig. Sobald Verstöße festgestellt werden und Abhilfe notwendig ist, leitet der zuständige Bereich eigenverantwortlich angemessene Abhilfemaßnahmen ein. Abhängig von der Art, der Schwere und der Eintrittswahrscheinlichkeit des betroffenen Verbots werden die Abhilfemaßnahmen einzelfallbezogen bestimmt.
Abhilfemaßnahmen, die aus Risikoanalysen hervorgehen oder durch andere Anlässe erforderlich sind, werden ebenfalls durch die genannten verantwortlichen Bereiche definiert und umgesetzt.
Der Volkswagen Konzern überprüft regelmäßig und anlassbezogen im Rahmen von sogenannten Compliance Monitorings, ob die ergriffenen Maßnahmen wirksam sind, um negative Auswirkungen zu vermeiden oder zu mindern. Dies umfasst auch die Prüfung, ob die Verhaltensregeln eingehalten werden und ob Beschwerden bearbeitet wurden.
Wirksamkeit des Verfahrens
Das Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden im Hinweisgebersystem orientiert sich an den Effektivitätskriterien der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und wird durch eine Verfahrensordnung klar beschrieben.
Informationen werden kontext- und zielgruppengerecht bereitgestellt. Über die Verfahrensordnung haben die Zielgruppen Zugang zu den notwendigen Informationen, um am Beschwerdeverfahren teilzunehmen inklusive Informationen zum Zeitrahmen des Verfahrens.
Informationen zu eingegangenen Beschwerden und deren Abhilfemaßnahmen werden öffentlich im BAFA-Bericht des Volkswagen Konzerns bereitgestellt. Entscheidungsträger im Unternehmen werden regelmäßig über schwerwiegende menschenrechtsbezogene Pflichtverletzungen des Unternehmens informiert (siehe auch Kapitel „Informationen zur Unternehmensführung“).
Das Verfahren wird auf seine Wirksamkeit überprüft. Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden. Wer im Rahmen einer Untersuchung interviewt wurde, hat außerdem die Möglichkeit, den Ombudsleuten als unabhängige Stelle Feedback zu geben.
Vertrauen der Beschäftigten in das Beschwerdeverfahren
Der Volkswagen Konzern bietet ein webbasiertes Training zu Menschenrechten an, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten die Strukturen und Verfahren kennen und ihnen dahingehend vertrauen, ihre Anliegen oder Bedürfnisse mitzuteilen und prüfen zu lassen. Dieses Training erläutert ausführlich alle verfügbaren Kontaktmöglichkeiten.
Zusätzlich setzt das Unternehmen auf vielfältige Kommunikationsaktivitäten, um das Bewusstsein und die Nutzung der Beschwerdekanäle zu fördern. Das Hinweisgebersystem ist Bestandteil aller verpflichtenden Compliance-Schulungen. Weitere Informationen zu Schulungen werden im Kapitel „Informationen zur Unternehmensführung“ beschrieben. Die Teilnahme an Pflichtschulungen wird nachverfolgt. Weiterhin ist der Anteil der anonym abgegebenen Hinweise ohne Kontaktmöglichkeit sehr gering.
Der Volkswagen Konzern verfügt mit einer Konzernrichtlinie und der Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus über ein Konzept zum Schutz von Einzelpersonen gegen Vergeltungsmaßnahmen, das auch Arbeitnehmervertreter umfasst. Detaillierte Informationen zum Schutz von Hinweisgebenden finden sich im Kapitel „Informationen zur Unternehmensführung“ im Abschnitt „Schutz von Hinweisgebenden.“