Integritäts- und Compliance-Managementsystem (ICMS)

Integrität und Compliance genießen im Volkswagen Konzern hohe Priorität. Wir sind überzeugt: Für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg ist es wichtig, dass sich jeder Einzelne an Gesetze, Regelungen und Selbstverpflichtungen hält. Ein solches Verhalten ist selbstverständlich für alle Beschäftigten des Konzerns. Deshalb sind Integrität und Compliance ein Bestandteil unserer Konzernstrategie und in unserer Nachhaltigkeitsstrategie regenerate+ verankert.

Wir wollen Vorbild sein und das Vertrauen der Beschäftigten, Kundinnen und Kunden, Investoren sowie Partner in uns stärken. Unsere Regelwerke, Prozesse und unsere Unternehmenskultur geben allen Beschäftigten Orientierung, sich jederzeit integer und regelkonform zu verhalten. Integrität und Compliance sollen als Steuerungsgröße strategisch wie operativ eine genauso wichtige Rolle in unserem Unternehmen spielen wie Umsatz, Ergebnis, Produktqualität oder Arbeitgeberattraktivität.

Die Group Integrity & Compliance Organisation bildet den konzernweiten Rahmen für ein umfassendes Integrity and Compliance Management System mit entsprechenden Programmen, Richtlinien, Prozessen und praxisorientierter Beratung rund um Integrität und Compliance. Dabei ist das übergeordnete Ziel, einheitliche Standards in den Konzern- und Markengesellschaften sicherzustellen. Dies unterstützt die weltweiten Gesellschaften, ihre jeweiligen Geschäftsaktivitäten in eigener Verantwortung regelkonform durchzuführen sowie die entsprechenden Gesetze und internen Vorgaben einzuhalten.

Arbeitsschwerpunkte

Schwerpunkte im Rahmen des ICMS sind unter anderem die Korruptionsbekämpfung sowie das Verhindern von Veruntreuung, Betrug, Bestechung und Geldwäsche.

Ausgangspunkt ist hierbei die interne Compliance-Risikobewertung (ICRA – Internal Compliance Risk Assessment). Sie ermittelt die Compliance-Risiken im Konzern. Auf Basis der über das ICRA ermittelten Risikoprofile werden für jede kontrollierte Gesellschaft Compliance-Maßnahmen definiert, die durch die Gesellschaften umgesetzt werden. Zusätzlich verweist ICRA auf konzernweit geltende Minimum-Standards für Code of Conduct (CoC), Hinweisgebersystem, Integritäts-&-Compliance-Trainings und Kommunikation.

HR (Human Ressources) Compliance-Richtlinien und -Verfahren

Integrität und Compliance sind Bestandteile der Standard-HR-Prozesse. Dazu gehören die Themenfelder Einstellung, Qualifizierung und Mitarbeiterentwicklung. In der Vergütung kann sich Fehlverhalten negativ auf die Bonushöhe auswirken. Integrität und Compliance sind Bestandteil des jährlichen Mitarbeitergesprächs und von Trainingsmaßnahmen für Beschäftigte aller Hierarchiestufen.

Sensibilisierung und Kommunikation

Der Code of Conduct (CoC) bildet das gemeinsame Wertefundament für integres und regelkonformes Verhalten im Volkswagen Konzern für alle Marken und Gesellschaften. Er wirkt als zentrales Element, um das Bewusstsein für verantwortungsvolles Handeln und Entscheiden zu stärken, leistet Hilfe und vermittelt Ansprechpartner. Der CoC gilt verpflichtend für alle Beschäftigten, die Verpflichtung zur Einhaltung des jeweils gültigen CoC ist im Arbeitsvertrag niedergelegt. Wir verpflichten uns und unsere Beschäftigten an regelmäßigen Schulungen zu den Inhalten des CoC teilzunehmen.

Veranstaltungen in den Fachbereichen ergänzen das Angebot der Group Integrity & Compliance-Organisation. Das Kommunikationsteam greift regelmäßig Aufgaben und Fallbeispiele aus der Compliance-Praxis auf. Informations- und Kommunikationsaktivitäten wie Sensibilisierungskampagnen, Film- und Dialogformate, Newsletter oder interaktive Spiele flankieren das Sensibilisieren für Integritäts- & Compliance-Themen.

Als zentrale Beratungsstelle hat sich der Infopoint Integrity & Compliance etabliert. Dessen Team beantwortet Compliance-Anliegen und berät zu Unternehmensrichtlinien und -vorgaben.

MELDEKANÄLE DES HINWEISGEBERSYSTEMS

Trainings und Standards

Mit dem ICMS gibt die Group Integrity & Compliance-Organisation konzernweit einheitliche Standards für Integritäts-&-Compliance-Trainings vor. So sollen Marken und Gesellschaften befähigt werden, ihre Beschäftigten risikobasiert, zielgruppenspezifisch und mit vorab festgelegten Kerninhalten qualitativ gleichwertig zu trainieren. Die Trainings widmen sich den Schwerpunktthemen: CoC, Antikorruption, Geldwäsche und Hinweisgebersystem.

Antikorruption

Der Volkswagen Konzern vertritt eine Null-Toleranz-Politik bei aktiver und passiver Korruption. Dies ist sowohl in unseren internen Verhaltensgrundsätzen als auch im Code of Conduct für Geschäftspartner verankert. Zur Korruptionsbekämpfung gehört unter anderem auch die Entwicklung und Umsetzung von Pflichttrainings für Beschäftigte in Gesellschaften mit hoher Compliance-Risiko-Exposition.

Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle, um Regelverstöße von Beschäftigten des Volkswagen Konzerns sowie von Lieferanten zu melden. Beschäftigte, Geschäftspartner sowie weitere Dritte können zu jeder Zeit und in vielen Sprachen Hinweise auf Fehlverhalten abgeben. Dafür stehen verschiedene – auf Wunsch auch vollständig anonyme – Meldewege zur Verfügung. Eine Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung und bei konkreten Anhaltspunkten für einen Regelverstoß eingeleitet. Nachgewiesenes Fehlverhalten wird angemessen sanktioniert. Übergeordnetes Ziel ist, mit verbindlichen Grundsätzen und klar geregelten Verfahren Schaden vom Unternehmen und den Beschäftigten abzuwenden.

M&A- und NCS-Compliance

Bei geplanten Zusammenschlüssen und Zukäufen, sogenannten Mergers & Acquisitions (M&A)-Transaktionen, untersuchen wir die entsprechenden Unternehmen auf wirtschaftsrechtliche Risiken wie Korruption, Untreue oder Betrug sowie auf menschenrechtliche Risiken. Dies gilt auch für Joint Ventures sowie Industrialisierungs- und Kooperationsprojekte mit Drittpartnern. Die Analysen liefern Empfehlungen, um identifizierte Risiken zu senken. Darüber hinaus unterstützt die Group Integrity & Compliance-Organisation bei Bedarf das Compliance-Management in Unternehmen, die nicht durch ein Unternehmen des Volkswagen Konzerns als Mehrheitseigentümer kontrolliert werden, sogenannte Non-controlled Shareholdings (NCS). Dies umfasst auch die chinesischen Joint Ventures.

Geschäftspartnerprüfung

Im Rahmen des Prozesses zur Business Partner Due Diligence (BPDD) werden unsere Geschäftspartner auf Integrität, mögliche Korruptionsrisiken sowie die Einhaltung ethischer Standards geprüft. Die Durchführung der BPDD-Prüfungen ist durch eine Richtlinie für bestimmte Geschäftspartner auf Grundlage eines risikobasierten Ansatzes verpflichtend. Ziel hierbei ist es, mögliche Geschäftspartnerrisiken frühzeitig zu erkennen, etwaige unlautere Geschäftspartner zu meiden, Maßnahmen zur Risikominimierung festzulegen und diese mit dem Geschäftspartner umzusetzen. Ist dies nicht möglich, wird die Geschäftsbeziehung nicht aufgenommen oder im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten beendet.

Produkt-Compliance

Das Product-Compliance-Managementsystem unterstützt dabei, dass unsere Produkte über ihre Lebensdauer die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften des Aus- und Einfuhrlandes, interne wie externe Standards, vertraglich vereinbarte Kundenanforderungen sowie extern kommunizierte Selbstverpflichtungen erfüllen.

Umwelt-Compliance

Die gesetzlichen Umweltvorschriften und freiwilligen Selbstverpflichtungen sind bindend für alle Standorte und Geschäftsfelder. Die Umweltpolitik des Konzerns und das Umwelt-Compliance-Managementsystem legen die entsprechenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten fest. Sie gelten für alle Strategie-, Planungs- und Entscheidungsprozesse in den Konzernmarken und -gesellschaften. Dazu gehört ein Kennzahlensystem, das den Fortschritt beim Erreichen der Umweltziele in den Bereichen erneuerbare Energien, CO₂-Ausstoß und Ressourceneffizienz ermittelt.