Schutz von Hinweisgebenden

WESENTLICHE AUSWIRKUNG UND IHR ZUSAMMENSPIEL MIT DER STRATEGIE UND DEM GESCHÄFTSMODELL

Auswirkung im Bereich Schutz von Hinweisgebenden

Der Schutz von Hinweisgebenden wurde über die Wesentlichkeitsanalyse im Geschäftsjahr 2024 durch eine tatsächliche und potenzielle positive Auswirkung als wesentlich identifiziert. Durch eine von Vertrauen und Integrität geprägte Unternehmenskultur erzielt der Volkswagen Konzern eine positive Wirkung, indem er die Bereitschaft von Beschäftigten und anderen Beteiligten entlang der gesamten Wertschöpfungskette stärkt, unethisches Verhalten und Fehlverhalten zu melden. Die Auswirkung besteht bereits heute und soll mittelfristig weiter ausgebaut werden, damit der Volkswagen Konzern auch zukünftig positiven Einfluss auf den Schutz von Hinweisgebenden nehmen kann und auf diese Weise alle Interessengruppen weiterhin zur Meldung von Fehlverhalten ermutigt.

Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell

Der Schutz von Hinweisgebenden gehört zum Verständnis von Integrität und Compliance und ist somit auch ein Teil der Konzernstrategie. Neben den Beschäftigten können auch Dritte Hinweise anonym über das Hinweisgebersystem abgeben, weshalb der Schutz von Hinweisgebenden auch innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette Anwendung findet.

Die im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse identifizierten Auswirkungen haben Einfluss auf das Geschäftsmodell und die Wertschöpfungskette des Konzerns. Der Volkswagen Konzern fördert den Einfluss seiner wesentlichen Auswirkungen auf Geschäftsmodell und Wertschöpfungskette über verschiedene Maßnahmen im Bereich Schutz von Hinweisgebenden. Diese sollen die Erhaltung und Stärkung der positiven Auswirkung ermöglichen, insbesondere durch Schulungen zum Hinweisgebersystem und Konsequenzen bei Fehlverhalten.

Eine detaillierte Beschreibung aller Maßnahmen im Bereich Korruption und Bestechung erfolgt unter „Maßnahmen: Korruption und Bestechung“.

MANAGEMENTKONZEPTE: SCHUTZ VON HINWEISGEBENDEN

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, des Code of Conduct sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat im Volkswagen Konzern oberste Priorität. Der Erfolg des Volkswagen Konzerns basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten der eigenen Beschäftigten oder denen der Geschäftspartner zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreiben die Aufklärungs-Offices des Volkswagen Konzerns unter anderem ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem, um ein mögliches Fehlverhalten von Beschäftigten überprüfen zu können. Das Hinweisgebersystem wird in verschiedenen Richtlinien des Volkswagen Konzerns adressiert, insbesondere im Code of Conduct und Code of Conduct für Geschäftspartner. Diese sind auf der Website des Volkswagen Konzerns frei zugänglich.

Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensethik und basiert auf den Prinzipien von Schutz, Fairness und Vertrauen. Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle, um Regelverstöße von Beschäftigten des Konzerns sowie von Lieferanten zu melden. Dazu gehören insbesondere Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten, Umweltstraftaten, Verstöße gegen Menschenrechte, Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Produktsicherheits- und Zulassungsvorschriften und erhebliche Verstöße gegen den Datenschutz. Darüber hinaus dienen die Meldekanäle des Hinweisgebersystems auch zur Abgabe von Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)-relevanten Sachverhalten aus dem eigenen Geschäftsbereich oder der Lieferkette. Das Hinweisgebersystem gilt für den gesamten Volkswagen Konzern und wurde vom Konzernvorstand beschlossen. Die Ziele des Hinweisgebersystems sind der Schutz des Unternehmens, der Hinweisgebenden sowie aller Personen, die dazu beitragen, Fehlverhalten und Regelverstöße aufzudecken, zu untersuchen und abzustellen. Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot werden als Schwerer Regelverstoß behandelt.

Im Hinweisgeber-Prozess zur Meldung, Untersuchung und Sanktionierung von Mitarbeiterfehlverhalten spielen Abteilungen eine zentrale Rolle, die als Key Contact Points (KCP) fungieren. Diese Abteilungen sind häufig die ersten Anlaufstellen für Meldungen über mögliche Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder den Code of Conduct. Zu den Ansprechpartnern der Abteilungen gehören lokale Compliance-Beauftragte, interne Auditoren, Vertretende der Personalabteilung sowie Entscheidungs- und Eskalationsausschüsse für Produktsicherheit und technische Konformitätsvorschriften. Wie in der Konzernrichtlinie zum Hinweisgebersystem festgelegt, sind aktive Bestandteile des Hinweisgebersystems unter anderem die Rechtsabteilung, die Interne Revision, die Sicherheitsabteilung, das Personalwesen und die Compliance-Abteilung.

Die Meldekanäle sind rund um die Uhr verfügbar und akzeptieren Meldungen in allen Sprachen, einschließlich Risiken beziehungsweise Verletzungen von Lieferanten gegen Menschenrechte und Umweltstandards. Zu den Meldekanälen zählen unter anderem ein Online-Meldekanal, der Meldungen in verschiedenen Sprachen entgegennimmt, eine App, eine internationale 24-Stunden-Telefonhotline und ein externer Rechtsanwalt, der als Ombudsperson fungiert. Die Meldekanäle werden sowohl in allen Compliance-Pflichtschulungen als auch durch andere Kommunikationsformate den Beschäftigten vermittelt. Mit verbindlichen Grundsätzen und geregelten Verfahren soll das Hinweisgebersystem Schaden vom Unternehmen, von der Gesamtbelegschaft und weiteren Stakeholdern abwenden. Verantwortlich für die Koordination des konzernweiten Hinweisgebersystems ist das Zentrale Aufklärungs-Office in Wolfsburg.

Dort bearbeiten die Beschäftigten die Hinweise, die die Volkswagen AG und deren Tochtergesellschaften ohne eigenes Aufklärungs-Office betreffen, sowie Hinweise mit Relevanz für den Volkswagen Konzern. Beschäftigte der Bereiche Revision, Sicherheit und Rechtswesen untersuchen die gemeldeten Fälle. Die AUDI AG, die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG (Porsche AG) und die TRATON SE betreiben für sich und ihre Tochtergesellschaften eigene Aufklärungs-Offices. Zudem existiert ein eigenes Regionales Aufklärungs-Office bei der Volkswagen (China) Investment Company Ltd. Es bearbeitet Hinweise, die chinesische Tochtergesellschaften der Volkswagen AG sowie die AUDI AG betreffen.

Das jeweilige Aufklärungs-Office beauftragt im Einzelfall auch unabhängige Dritte mit Untersuchungen, etwa Rechtsanwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Dies kann speziell dann vorkommen, wenn Hinweise Vorstandsmitglieder betreffen oder Fälle außergewöhnlich komplex sind – insbesondere mit unmittelbar drohenden rechtlichen Folgen für den Volkswagen Konzern (zum Beispiel bei besonders schwerwiegenden Korruptionssachverhalten oder möglichen Verstößen gegen das Kartell- und Wettbewerbsrecht).

Veranstaltungen in den Fachbereichen ergänzen das Leistungsangebot der Group Integrity & Compliance. Ein eigenes, externes Format ist der „ComplianceXChange“, ein Austausch von Fachexpertinnen und -experten mit anderen DAX-Unternehmen oder europäischen Unternehmen zu unterschiedlichen Schwerpunktthemen, beispielsweise Hinweisgebersystem oder Geldwäscheprävention.

Ein IT-System, interne Kontrollen sowie das Mehr-Augen-Prinzip unterstützen die Beschäftigten beim Bearbeiten der Verdachtsmeldungen. Kennzahlen zum Hinweisgebersystem werden regelmäßig an den Vorstand und an den Aufsichtsrat berichtet.

Die Verantwortung für das Thema Schutz von Hinweisgebenden liegt bei der Group Integrity & Compliance Organisation des Volkswagen Konzerns. Diese gehört zum Vorstandsressort „Integrität und Recht“.

MASSNAHMEN: SCHUTZ VON HINWEISGEBENDEN

Das primäre Ziel des Hinweisgebersystems besteht darin, die Meldung und Untersuchung von vermutetem Fehlverhalten, insbesondere von gravierenden Rechtsverstößen, auf eine faire, transparente und effiziente Art zu ermöglichen. Dabei soll gleichzeitig der Schutz für die Hinweisgebenden, die Beschäftigten, und die Personen, welche die Hinweisgebenden oder die Untersuchungen unterstützen, sowie die Betroffenen gewährleistet werden.

Die Konzernrichtlinie zum Schutz von Hinweisgebern gilt für alle kontrollierten Gesellschaften und Beschäftigten des Volkswagen Konzerns und ist in allen kontrollierten Konzerngesellschaften umzusetzen. Sie regelt abschließend und umfassend die Tätigkeit sowohl der Aufklärungs-Offices als auch der untersuchenden Einheiten bei der Untersuchung von potenziellen Regelverstößen, die über die Eingangskanäle des Hinweisgebersystems eingehen. Sie enthält Standards sowie allgemeine Verfahrensregeln für die Implementierung, Ausgestaltung und Durchführung der Hinweisgebersysteme und interner Untersuchungen im Volkswagen Konzern und regelt die dafür festzulegenden Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten sowie Kooperationsnotwendigkeiten innerhalb des Volkswagen Konzerns. Die untersuchenden Einheiten können zusätzliche Regelungen festlegen, solange diese Richtlinie und ihre Bestimmungen nicht im Widerspruch zur Konzernrichtlinie stehen.

Schulungen zum Hinweisgebersystem

Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten über das Hinweisgebersystem informiert sind, bietet das Unternehmen entsprechende Schulungen an. Die für alle Beschäftigten obligatorische Compliance-Schulung zu den Verhaltensgrundsätzen umfasst die Erläuterung des Hinweisgebersystems und der Schutzmechanismen für Hinweisgebende. In dieser Schulung werden zudem die rechtlichen Konsequenzen bei Benachteiligung von Hinweisgebenden verdeutlicht. Beschäftigte, die wegen ihrer Tätigkeit häufig mit Schweren Regelverstößen in Kontakt kommen können, erhalten ein vertiefendes Training. Dazu gehören zum Beispiel Beschäftigte in den Bereichen Revision, Sicherheit, Personalwesen, Rechtswesen oder der Group Integrity & Compliance.

Konsequenzen bei Fehlverhalten

Ein nachgewiesenes Fehlverhalten kann, je nach Schweregrad, durch eine Verwarnung, einen Verweis oder eine Kündigung sanktioniert werden. Nach sanktionierten Schweren Regelverstößen folgen strukturierte Ursachenanalysen, um ähnliche Vorfälle zukünftig zu verhindern.

Der Volkswagen Konzern gewährleistet allen Hinweisgebenden sowie den Personen, die sie unterstützen oder die an der Untersuchung beteiligt sind, Schutz vor möglichen Repressalien, die aus ihrer Meldung resultieren könnten. Dieser Schutz ist in der Konzernrichtlinie Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns festgelegt und im Code of Conduct beschrieben. Verstöße gegen dieses Benachteiligungsverbot werden als Schwerer Regelverstoß behandelt. Zudem berücksichtigt der Volkswagen Konzern durch die Bestimmungen in dieser Konzernrichtlinie internationale Gesetze zum Hinweisgeberschutz, wie die EU-Direktive zum Hinweisgeberschutz, die entsprechenden nationalen Umsetzungsgesetze sowie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

ZIELE: SCHUTZ VON HINWEISGEBENDEN

In Bezug auf den Schutz von Hinweisgebenden sind derzeit keine messbaren ergebnisorientierten Ziele im Sinne der ESRS festgelegt. Die Effektivität der Managementkonzepte und Maßnahmen in Bezug auf die im Rahmen der diesjährig erstmals durchgeführten Wesentlichkeitsanalyse identifizierten positiven Auswirkung wird aktuell nicht nachverfolgt.

Innerhalb des Volkswagen Konzerns wird regelmäßig zu den Themen Integrität und Compliance kommuniziert. Ziel ist, das Bewusstsein der Beschäftigten für angemessenes Verhalten sowie für die Unternehmensregeln und -werte zu schärfen und dafür zu sensibilisieren. Dies beinhaltet insbesondere auch entsprechende Kommunikationsmaßnahmen zum Hinweisgebersystem, wie beispielsweise die interne sowie externe Kommunikation der Meldekanäle für Hinweisgebende.

Der Volkswagen Konzern hat Mindeststandards basierend auf verschiedenen rechtlichen und fachlichen Anforderungen sowie bewährten Praktiken definiert, die je nach Standort der Gesellschaft – innerhalb oder außerhalb der EU – Anwendung finden. Jede Gesellschaft ist verpflichtet zu überprüfen, ob länderspezifische oder andere lokale rechtliche Anforderungen vorliegen und die entsprechenden Informationen gegebenenfalls anzupassen.

Das Zentrale Aufklärungs-Office erstellt mindestens vierteljährlich detaillierte statistische Analysen zum globalen Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns, um die Risikoeinschätzung und die fortlaufende Optimierung des Compliance-Management-System sicherzustellen.

Der Konzernvorstand und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats erhalten vierteljährlich zu ihren Sitzungen einen aktuellen statistischen Bericht über das Hinweisgebersystem. Dieser Bericht umfasst Daten zu neuen Hinweisen, deren Kategorisierung und die Entwicklung offener Fälle sowohl im Zentralen als auch in den Marken-spezifischen Aufklärungs-Offices der AUDI AG und der TRATON GROUP sowie dem Regionalen Aufklärungs-Office in China. Kennzahlen zum Hinweisgebersystem des Porsche AG Konzerns werden regelmäßig an den Vorstand der Porsche AG berichtet.